Corrispondenza organizzativa; verbali di incontri preparatori; richieste di contributi e sponsor e corrispondenza con i fornitori; materiali preparatori delle botteghe; rapporti con enti e istituzioni locali; lettere di nomina dei responsabili del convegno; elenco dei capi, maestri, animatori e staff; lettere di invito; cartellina del convegno; lettere di ringraziamento a chi ha partecipato all'organizzazione; rassegna stampa sull'evento; atti del convegno (versione preliminare); griglie di osservazione dei bisogni formativi compilate dagli animatori; relazione conclusiva sui lavori svolti durante il convegno.