Ogni anno l'Istituto trasmette al Ministero documentazione relativa alla propria gestione finanziaria. Di questa attività si conservano le lettere di trasmissione della documentazione e le risposte per ricevuta.
Dal Ministero provengono richieste di altra documentazione o di chiarimenti, solleciti, istruzioni sulla compilazione del bilancio. A partire dagli anni '80, in seguito alla legge 948/1982, Enti a carattere internazionalistico sottoposti alla vigilanza del Ministero degli affari esteri, vengono richieste e inviate le relazioni sull'attività scientifica e informazioni sulla composizione degli organi statutari. Gli uffici del Ministero coinvolti sono le direzioni generali Relazioni culturali e Personale e amministrazione. Sono inoltre sottoposte al vaglio degli uffici ministeriali le variazioni dello Statuto. Negli anni '90 giungono richieste relative al personale.
In incarti separati sono conservati i carteggi relativi all'erogazione dei contributi: le richieste di versamento del contributo e in alcuni casi di anticiparne il pagamento, gli avvisi di pagamento, i mandati. Si conservano circolari e comunicazioni del ministero relative agli adempimenti e all'evoluzione della normativa che regola i rapporti con gli enti controllati.