I singoli fascicoli sono stati riportati al loro ordine numerico progressivo originario e inventariati per anno. Nell'ambito di ciascun anno è possibile rinvenire fascicoli nominativi e fascicoli relativi a pratiche e provvedimenti generali: per i fascicoli nominativi è valido, quale strumento di ricerca il Registro delle posizioni d'archivio 1874-1881 (reg. 377); i fascicoli relativi a pratiche e provvedimenti generali si sono invece indicati per esteso nella descrizione. Si sono inoltre individuati, per ogni anno, i numeri relativi ai fascicoli mancanti.
Le unità sono costituite da raccolte annuali di fascicoli originari, già numerati nell'ambito della registratura corrente dell'ospedale. Tali numeri originari, che tuttora individuano i singoli fascicoli mediante i mezzi di corredo coevi (cfr. ASMP, Sezione C, Serie III. Protocollo della corrispondenza e mezzi di corredo, Sottoserie 3. Prontuari), sono indicati tra virgolette nella descrizione relativa a ciascun anno.