Compilate al momento del ricovero, le schede personali contenevano tutte le informazioni necessarie al reperimento della documentazione relativa a singoli pazienti. Del resto, come emerge dai fascicoli della Direzione, spesso autorità o familiari richiedevano documenti o notizie su degenti ed ex degenti. Lo schedario nominativo era lo strumento principale per giungere a tutte le informazioni sui pazienti.
Il primo schedario è costituito da schede nominative raccolte in ordine alfabetico secondo il cognome del paziente, il secondo invece raccoglie i pazienti per Provincia di provenienza e per anno di ammissione.
1. schedario alfabetico dei ricoverati 1875-1972: diviso in uomini e donne è ordinato alfabeticamente e, all'interno di ciascuna lettera, è diviso nel seguente modo: dimessi da Santa Maria della Pietà, dimessi dalla Lungara fino al 1891, dimessi dalla Lungara dopo il 1891, morti a Santa Maria della Pietà, morti alla Lungara.
Prima del riordinamento, lo schedario si presentava in alcune parti in stato di forte disordine: insieme a diverse lacune sono visibili tracce di ordinamenti sovrapposti nel tempo. Sappiamo che originariamente non vi era separazione tra dimessi e morti, che questa fu effettuata dopo il 1975. Attualmente mancano quattro degli originari otto mobili metallici a cassetti (in tutto mancano 65 cassetti dei 128 originari), non è detto però che l'intero contenuto dei cassetti mancanti sia andato disperso e che in parte non sia stato trasferito in quelli rinvenuti.
Va segnalato che - non inventariato - vi è un altro schedario alfabetico dei ricoverati simile a questo, le cui registrazioni arrivano fino al febbraio 1999, quando gli ultimi degenti furono dimessi da Santa Maria della Pietà. Le schede - che riportano ricoveri dalla fine degli anni '40 - sono state compilate dagli anni '70, probabilmente dopo l'entrata in vigore della riforma Basaglia.
2. schedario geografico dei ricoverati 1901-1952: le schede dei pazienti sono ordinate per Provincia di provenienza (la Provincia di Roma è suddivisa in Comuni). All'interno di ogni Provincia i pazienti sono ripartiti per anno di ammissione. Questo schedario aveva fini statistici e soprattutto amministrativo-contabili dato che l'onere dei ricoveri spettava alle amministrazioni provinciali. Apparentemente non ci sono lacune; la consistenza è di 32 cassetti, ognuno dei quali ha due file di schede.