Nei fascicoli della serie è ben documentato l'iter che la richiesta seguiva: la segnalazione che, come si è detto, poteva giungere dai consoli, dagli ambasciatori, dai Comitati, dall'Unione nazionale cavalieri d'Italia, che inviavano il modulo di richiesta. L'Unione possedeva un proprio modulo, chiamato Modulo per la raccolta di notizie necessarie per effettuare proposte per la concessione di onorificenze dell'Ordine al merito della Repubblica italiana., mentre il modulo predisposto dagli uffici ministeriali (del MAE) si chiamava Modulo per la segnalazione di nominativi.
Nei fascicoli sono poi presenti generalmente il c.v. dei candidati. L'Ufficio del Mim si preoccupava di inviare all'apposito Ufficio della Presidenza del Consiglio dei ministri la documentazione (generalmente tramite fax, rimanendo in possesso dunque degli originali). Dopo alcuni mesi giungeva la risposta di questo. Altra documentazione presente nella serie è costituita da elenchi di persone candidate alla concessione dell'onorificenza, appunti in merito ai candidati, appunti vari necessari allo svolgimento della pratica (indirizzi numeri di telefono, dati personali ecc.). Negli elenchi, di solito strutturati, sono presenti finche per aggiungere commenti o giudizi in merito ai candidati, da parte degli addetti.